Le logiciel de gestion hôtelière est aussi appelé PMS, acronyme de Property Management System en anglais. C’est le logiciel qui centralise toute la gestion de l’hôtel ainsi que les réservations : tâches quotidiennes, dossiers clients, suivi des ventes, gestion des arrivées et des départs… Le PMS est l’interface centrale de la gestion d’un hôtel. Il regroupe donc tout ce qui fait le fonctionnement opérationnel et stratégique de l’hôtel.
Le PMS réunit toutes les fonctionnalités essentielles au bon déroulement de la gestion quotidienne de l’hôtel. Cela comprend la gestion et l’attribution des chambres, la gestion des réservations, les dossiers clients (cardex), la facturation, la comptabilité, la communication interne, la communication client, la gestion des paiements, le housekeeping, et bien d’autres… Il doit donc être choisi minutieusement. L’importance est qu’il corresponde aux attentes de votre hôtel.
De nos jours, la majorité des logiciels hôteliers sont sur le cloud. Grâce à internet, cela les rend accessible à tout moment et de partout, que ce soit sur mobile, tablette ou ordinateur. Les solutions installées deviennent obsolètes car elles ne sont pas mises à jour après l’installation (ou moyennant un coût supplémentaire, alors qu’une solution cloud est mise à jour en temps réel sans surcoût) et sont moins sécurisées. En cas de défaillance de l’ordinateur possédant le logiciel, la totalité des données et des réservations d’être perdues. Cela ne peut pas se produire avec une solution cloud car les données sont stockées dans des serveurs sécurisés.
Quasiment tous les fournisseurs de logiciels hôteliers proposent une démonstration gratuite pour découvrir l’outil et ses fonctionnalités. N’hésitez pas à les solliciter pour vous familiariser avec les différentes solutions et échanger avec leurs équipes avant de prendre votre décision.