Le 12/05/2021

Quand on parle d’automatisation des paiements, on pense aux paiements en ligne, notamment lors d’une réservation ou d’un achat sur internet. On l’associe naturellement à un processus de paiement inclus au processus d’achat.

En réalité, un paiement peut être automatisé même lors d’une réservation hors ligne ou lors d’une réservation en ligne via un intermédiaire. Il vous suffit d’être équipé d’un logiciel de gestion des réservations offrant cette fonctionnalité à votre hôtel. On vous en dit plus…

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1. Se décharger de tâches administratives chronophages

Premièrement, automatiser vos paiements vous permettra de vous libérer des tâches administratives chronophages, qui demandent du temps et de la minutie, ainsi qu’une répétition quotidienne. En automatisant vos paiements dans votre logiciel de gestion hôtelière, vous confierez ces tâches (saisie de la carte, pré-autorisation, paiement…) au logiciel et vous libèrerez du temps au réceptionniste. Automatiser permet également d’éliminer le risque d’une erreur humaine à la saisie d’une carte bancaire ou d’un paiement.

De plus, en cas de non-paiement dans les 48h suivant l’envoi d’un lien sécurisé, les systèmes de paiement automatisé comme Misterbooking sont prévus pour relancer le client, et émettre une alerte sur son dossier dans le PMS. Le système s’occupe de tout et vous informe quand vous devez être alerté.

2. Facturer dans les délais selon vos conditions tarifaires

Pour automatiser vos paiements, vous devez indiquer au logiciel de gestion des réservations vos conditions de ventes et vos conditions d’annulation, pour chaque canal de distribution. Ces informations deviendront les éléments de base des scénarios de paiements. Ainsi, une réservation NA/NR (non annulable non remboursable) en provenance d’une OTA déclenchera un scénario différent d’une réservation directe annulable jusqu’à 24h avant l’arrivée.

La plupart des professionnels de l’hôtellerie comme Misterbooking proposant cette automatisation vous accompagneront dans le paramétrage initial. Une fois le paramétrage réalisé, le système gèrera automatiquement chaque réservation entrante, en toute autonomie.

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3. Se protéger des No Show et des paiements frauduleux

Au-delà des avantages cités ci-dessus, l’atout principal de l’automatisation des paiements est la possibilité de vérifier chaque carte dès la réservation et d’alerter sur les cartes frauduleuses ou à haut risque.

Lors de la réservation, le module tokenise la carte bancaire saisie (la tokenisation est le nom donné à l’enregistrement sécurisé des cartes bancaires. Cela les rend utilisable dans le logiciel de gestion, sans en afficher les numéros). Vous pouvez programmer le logiciel de gestion des réservations pour vérifier toutes les cartes enregistrées, ou seulement celles d’un canal de distribution par exemple. Vous pouvez également les vérifier manuellement si cela vous semble nécessaire ultérieurement. La vérification d’une carte vous permet de vous assurer qu’elle est utilisable et de vous garantir la réservation.

Une carte détectée non fiable vous sera remontée pour vous alerter sur les risques liées à sa réservation. Cela vous permettra de recontacter le client pour lui proposer d’enregistrer un autre moyen de paiement, ou de l’annuler et de remettre la chambre très tôt en vente si cela est nécessaire.

4. Offrir un mode de paiement autonome et sécurisé à vos clients

Avec le module de paiement automatisé intégré à votre PMS, vos clients sont invités automatiquement, par e-mail ou pas SMS, à régler tout ou partie de leur séjour selon les conditions tarifaires associées à leur réservation. Vos clients apprécieront le paiement automatisé car il leur offre la possibilité de gérer eux-mêmes leur paiement de manière autonome et sécurisé et en toute discrétion. Le lien sécurisé envoyé par e-mail ou sms leur permet de réaliser l’action au meilleur moment de leur journée, sans contrainte liée aux horaires de la réception. De plus, la réception n’aura plus besoin d’aborder le paiement et la facturation avec le client lors du check-in, ce qui rendra son arrivée plus agréable et plus axée sur son expérience et ses attentes de séjour.

Imaginons que ce séjour dans votre hôtel soit une surprise organisée par votre client pour un proche, il appréciera d’autant plus le paiement autonome anticipé et l’absence de discussion à ce sujet lors de ses échanges avec la réception. 😉

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5. Moderniser son image par la digitalisation

La relation client entre vos voyageurs et votre hôtel débute dès la réservation. Cette expérience est dans un premier temps digitale. Elle se crée par le biais d’emails personnalisés, par le processus de paiement en ligne automatisé ou bien encore par l’espace client web qu’offre votre hôtel pour son suivi de réservation. Tous ces outils digitaux doivent donc être préparés minutieusement pour correspondre au mieux à l’image que vous souhaitez donner et améliorer la bonne expérience de vos clients avant même leur arrivée.

La digitalisation simplifie également l’aspect administratif et donc l’arrivée de votre client, elle lui permet de gérer son temps à sa convenance et de simplifier son check-in et son check-out. Le paiement automatisé, intégré à un processus d’expérience client plus large, est donc un atout pour l’image de votre hôtel.

Pour en savoir plus sur le module de paiement automatisé et l’interface bancaire (TPE) dans le logiciel hôtelier Misterbooking, consultez notre page produit accessible ici : Paiement Automatisé.

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